Distrugerea documentelor este o etapă foarte importantă pentru un business. Ea face parte nu doar din procesul de digitalizare al arhivelor electronice, dar ajută și la managementul costurilor și eliminarea stresului. Indiferent de natura companiei pe care o conduci, cu siguranță există foarte multe hârtii, acte și alte documente de care trebuie să scapi din diferite motive: fie nu mai sunt necesare pentru activitatea ta, fie conțin informații foarte importante, fie pur și simplu au depășit termenul de arhivare.
Pentru a putea face acest lucru, trebuie să cunoști cât mai bine procesul de distrugere securizată. De aceea, articolul de mai jos îți oferă informațiile și sfaturile de care ai nevoie pentru a te bucura de cât mai puține responsabilități și pentru a evita cât mai multe riscuri.
Distrugerea documentelor arhivate – informații esențiale
Înainte de a merge mai departe cu dorința eliminării unor acte confidențiale, trebuie să cunoști cât mai bine legislația privind distrugerea documentelor și ce presupune aceasta. De cele mai multe ori, ea este destul de anevoioasă și vei avea nevoie de ajutor specializat în realizarea procesului. De aceea este recomandat să apelezi la companii care se ocupă cu această problemă, pentru a te putea ghida în timpul procesului.
Un document confidențial trebuie să treacă prin anumite etape atunci când urmează să fie distrus. Nu se poate elimina pur și simplu. De ce? Pentru că este vital ca datele să fie distruse doar în condiții de maximă confidențialitate. Acest lucru înseamnă să apelezi la o companie specializată care asigură tehnologii inovatoare și securitate. Toate măsurile de mai sus sunt avantaje pe care afacerea ta le va avea pe termen lung.
Informația este considerată putere în ziua de astăzi, iar oricine o deține poate controla anumite aspecte ale propriului business, dar nu numai. O întreagă industrie poate fi influențată, mai ales dacă există persoane care vor face orice să ajungă în vârf. Desigur, poate nu acesta este cazul întotdeauna, însă indiferent de business-ul pe care îl conduci, lucrezi în fiecare zi cu date personale și informații importante care nu trebuie să fie divulgate. Acest lucru nu ar afecta doar propria ta afacere, ci și alte domenii, oameni, clienți, mai ales dacă vorbim despre date de interes pentru stat.
Distrugerea documentelor se poate împărți în două etape principale:
- documentele sunt distruse cu ajutorul metodei de fragmentare și/sau tocare;
- documentele vor fi predate unui colector autorizat care se poate ocupa și de colectarea selectivă de deșeuri (reciclator final);
Atenție: Pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor justificative conform codului penal, se pedepsește cu închisoare de la unu la cinci ani. Acest lucru înseamnă că ele trebuie să stea în arhivă până atâta timp cât legea o specifică, aproximativ 10 ani.
Există persoane care folosesc un tăietor de documente chiar în propriul birou pentru a face acest lucru. Este important să nu se confunde distrugerea securizată a arhivelor cu cea a actelor nu atât de importante. Totuși, chiar dacă această metodă ar putea fi folosită, ea nu este cea mai sigură pentru tine.
Realizarea selecționării documentelor
În primul rând, arhivarea documentelor presupune un proces destul de complicat, însă este important ca orice companie să îl cunoască. De ce? Pentru că el vine cu specificații foarte clare despre termenele de prezervare a actelor. De exemplu, cele de personal trebuie păstrate pentru aproximativ 75 de ani, cele fiscale maxim 10 ani sau ștatele de plată 50 de ani. Toate aceste date se regăsesc în Legea Arhivelor Naționale. Este bine să te informezi înainte de a scoate orice din arhive.
Până acum, totul pare destul de simplu. Dificultatea intervine atunci când documentele ajung la termenul limită de arhivare și trebuie să înceapă procesul de selectare, unde se decide care vor fi sau nu distruse. Acest proces este foarte complex, iar de cele mai multe ori este necesară opinia unor specialiști. De exemplu, cele care au valoare juridică trebuie prezervate într-un mod special și depuse la Arhivele Naţionale, iar ca acestea sunt multe alte excepții care pur și simplu nu pot fi eliminate.
Cele mai comune documente sunt acelea care nu mai prezintă nici un interes pentru companie și au depășit termenul de arhivare. Practic după această perioadă, nu mai este obligatoriu să fie păstrate pentru că nu mai sunt folositoare. De aceea este important să fie eliminate, pentru a elibera spațiul și a face loc unor documente noi. Chiar dacă astăzi multe companii se bazează pe digitalizare, documentele fizice au rămas la fel de populare și de esențiale.
Ca să se poată selecționa cele ce urmează să fie eliminate este nevoie de o comisie stabilită intern, de companie. Această echipă trebuie să determine tipul actelor, gradul lor de interes, conținutul și vechimea. Toate aceste criterii trebuie luate în considerare înainte de a începe procesul de eliminare. La încheierea unei întâlniri, se întocmește un proces verbal de distrugere de documente care urmărește un model anume și se trimite mai departe către aprobare la conducerea companiei. Tot la acest capitol este necesar ca firma să primească un aviz de la Arhivele Naționale. Fără el nu se pot distruge legal documentele.
Cum se realizează distrugerea documentelor arhivate
Indiferent că este vorba despre un business privat sau de stat, acestea au început să apeleze la arhive electronice, pentru că sunt considerate mult mai sigure și pot fi accesate mai ușor. Totuși, odată ce acest pas este făcut, majoritatea antreprenorilor se întreabă ce trebuie să facă cu documentele rămase în format fizic. Ei bine, poți apela la distrugerea lor astfel încât nici o informație valoroasă să nu fie compromisă.
Există o procedură de distrugere a documentelor pe care orice companie, persoană fizică sau juridică trebuie să o respecte, iar aceasta se referă la scoaterea din arhivă a actelor importante. După ce acest pas a fost realizat, companiile pot apela la incinerare, aruncare sau reciclare. Cu toate acestea, trebuie să te gândești dacă vreuna dintre soluțiile de mai sus sunt cu adevărat sigure pentru compania ta. Majoritatea documentelor pot conține date cu caracter personal, informații clasate, protejate de lege, iar alegerea unei soluții la îndemâna oricui nu este cea mai bună, pentru că ele se pot reconstrui. Astfel de documente trebuie să fie protejate și distruse fără a fi compromise în nici un fel.
Distrugerea documentelor contabile poate fi făcută sub forma de: microfragmentare, fâșii sau fragmente, în funcție de cerințele clientului. În acest fel, reconstruirea lor ulterioară devine imposibilă. Ea se poate numi distrugere securizată. De asemenea, în acest proces se folosesc mașini de distrugere performante care asigură o eliminare foarte eficientă și o bună desfășurare a procesului. Utilajul mărunțește documentele, iar apoi acestea sunt balotate și, mai apoi, reciclate.
Practic, procesul în sine nu este unul greu, atunci când se ocupă un specialist de el, însă este nevoie care orice antreprenor să cunoască pașii, pentru a putea alege o companie de încredere căreia să îi înmâneze actele confidențiale cu date importante.
Avantajele distrugerii documentelor clasificate
Este extrem de important să apelezi la distrugerea documentelor în siguranță, pentru ca ea atrage după sine o mulțime de avantaje. Orice întreprindere, indiferent că este mare sau mică, poate deține informații confidențiale și sensibile care nu trebuie să ajungă pe mâna unor persoane mai puțin binevoitoare. Astfel, reușești să menții reputația companiei tale curată, asigurându-te că informațiile sunt păstrate cât mai departe de ochii curioșilor. Nu uita cât de mare este competiția, indiferent că este vorba despre piața națională sau cea internațională. Cine nu ar vrea să pună mâna pe câteva acte foarte importante?
Un alt beneficiu de care te vei bucura constă în reducerea cu mult a costurilor pe care trebuie să le achiți în a gestiona toate aceste documente cu informații. Multe dintre ele ajung în etapa în care nici măcar nu mai sunt folositoare business-ului tău sau a expirat termenul de arhivare. Nu există nici un motiv prin care să suporți anumite costuri suplimentare doar ca să păstrezi anumite acte care nu mai sunt necesare. Aici intră și întreținerea lor și a clădirii, chiria arhivei, condițiile de depozitare și multele.
Tot la acest capitol se poate menționa evitarea penalizărilor, proceselor sau amenzilor. Legislația de distrugere a documentelor este destul de clară în ceea ce privește păstrarea lor în arhivă. Doar după încheierea ciclului de stocare, ele trebuie eliminate.
Dacă a venit momentul să completezi un model de decizie pentru distrugerea de documente, ia în considerare și etapele care urmează. Cea mai importantă dintre ele este să te asiguri că informațiile din acestea nu vor fi compromise în nici un fel. De aceea este vital să apelezi la o companie specializată în distrugerea documentelor și colectarea deșeurilor. Acest pas este la fel de important. În acest fel ai siguranța că datele la care ții se află pe mâini bune. Mai mult decât atât, lași deoparte stresul că documentele tale pot fi expuse în orice moment. Conform legislației privind distrugerea documentelor din arhivă, la finalul procedeului se eliberează un certificat de distrugere confidențial. Asigură-te că îl primești.
Atunci când anumite documente nu mai prezintă nici un interes pentru tine și compania ta, însă ele conțin informații extrem de importante de care depinde securitatea afacerii și nu numai, operațiunea de distrugere este cât se poate de importantă și trebuie să aibă loc în cel mai profesionist mod posibil. Aici intervine Green Global, cu o mulțime de avantaje în plus:
- documentele pe care le dorești distruse sunt preluate chiar de la sediul firmei tale pentru a fi distruse. Există posibilitatea ca o persoană desemnată să fie martoră a întregului proces, de la colectare și până la eliminare;
- distrugerea actelor are loc doar într-un cadru strict confidențial. În acest fel, ai siguranța că datele sunt protejate de la început, până la final;
- fiecare document distrus va trece prin procesul de reciclare și vor fi procesate ecologic. În timp ce actele sunt eliminate complet, suportul pe care ele se află nu va fi irosit;
În momentul în care ai hotărât să apelezi la o companie specializată în arhivare și distrugerea documentelor este indicat să iei în considerare câteva sfaturi, pentru a te asigura că faci alegerea potrivită. De exemplu, această companie trebuie să aibă logistica necesară pentru a colecta și elimina corect actele. Mai mult decât atât este necesar să ți se garanteze că informațiile pe care le-ai predat vor rămâne confidențiale și datele sunt securizate. Nu în ultimul rând, alege o companie care se ocupă și de reciclarea fâșiilor rămase, pentru a ajuta și mediul înconjurător.
Așadar, nu lăsa documentele tale pe mâna oricui. Apelează la o companie specializată și asigură-te că informațiile importante pe care le deții sunt securizate și rămân confidențiale.
Surse foto: Pixabay.com, Unsplash.com
